Starszy referent/starsza referentka

Warunki pracy

·      praca administracyjno-biurowa w siedzibie Urzędu,

·      kontakt z klientem zewnętrznym

·      narzędzia i materiały pracy - komputer, urządzenia biurowe, praca przy komputerze co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy (powyżej 4 godzin dziennie),

·      wyznaczone stanowiska do parkowania dla osób niepełnosprawnych od strony ul. Kopernika, podjazdy dla osób niepełnosprawnych od strony ul. Kopernika i Al. Marsz. J. Piłsudskiego – wejście do budynku z asystentem, winda przystosowana dla osób niepełnosprawnych, ciągi komunikacyjne, drzwi oraz toaleta o odpowiedniej szerokości dostosowane do poruszania się na wózku.

Zakres zadań

• Rejestruje w systemie EZD wpływającą do wydziału (w formie elektronicznej lub papierowej) korespondencję i przekazuje pracownikom zgodnie z dekretacją dyrektora wydziału. Przyjmuje projekty pism i przekazuje do podpisu dyrektorowi wydziału, a po ich podpisaniu przekazuje na właściwe stanowiska pracy lub dokonuje ich wysyłki.
• Wykonuje zadania z zakresu czasu pracy i dyscypliny pracy w wydziale, a także urlopów i absencji pracowników. Prowadzi, przy użyciu odpowiednich programów komputerowych ewidencję czasu pracy pracowników wydziału, rejestr pracy w godzinach nadliczbowych pracowników, rejestr wyjść służbowych i prywatnych w godzinach pracy pracowników.
• Przyjmuje klientów zgłaszających się bezpośrednio lub telefonicznie do dyrektora wydziału, udziela stosownych informacji lub kieruje klientów do odpowiednich komórek organizacyjnych wydziału lub Urzędu. Prowadzi kalendarz dyrektora wydziału i umawia spotkania z klientami lub współpracownikami.
• Planuje, zamawia i zaopatruje pracowników wydziału w materiały biurowe oraz pieczątki, zamawia samochody do wyjazdów służbowych dyrektora i pracowników wydziału, przygotowuje polecenia wyjazdów oraz prowadzi rejestr delegacji służbowych pracowników, prowadzi inne rejestry lub zestawienia charakterystyczne dla danego wydziału.
• Przygotowuje okresowe informacje i sprawozdania w części dotyczącej wydziału z zakresu zatrudnienia, czasu pracy i nadgodzin. Sporządza, na podstawie ewidencji czasu pracy, wnioski o wypłatę dodatków za pracę w nadgodzinach, pracę w porze nocnej oraz wynagrodzenia urlopowego pracowników wydziału. Opracowuje roczny plan urlopów oraz wystawia karty urlopowe pracowników wydziału.
• Redaguje pisma, notatki oraz informacje na potrzeby dyrektora wydziału.
• Obsługuje pocztę elektroniczną wydziału i urządzenia biurowe w sekretariacie wydziału.

Wymagania niezbędne

• znajomość struktury organizacyjnej Urzędu oraz ogólnych zasad funkcjonowania administracji publicznej,
• podstawowa znajomość przepisów ustawy o służbie cywilnej i instrukcji kancelaryjnej,
• wykorzystanie wiedzy i doskonalenie zawodowe, rzetelność, współpraca, komunikacja, organizacja pracy i orientacja na osiągnięcie celów,
• W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego albo obywatelstwa innego państwa Unii Europejskiej albo obywatelstwa innego państwa, którego obywatele na podstawie umów międzynarodowych lub przepisów prawa wspólnotowego posiadają prawo podjęcia zatrudnienia na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• podstawowa znajomość przepisów prawa pracy
• komunikatywność, wysoka kultura osobista
• umiejętność obsługi urządzeń biurowych