Starszy referent/starsza referentka

Warunki pracy

Stanowisko pracy zlokalizowane na drugim piętrze budynku wielokondygnacyjnego Warmińsko-Mazurskiego Oddziału Straży Granicznej. Dojścia i dojazdy utwardzone, budynek posiada bariery architektoniczne (schody, brak wind)  dla osób ze stopniem niepełnosprawności (dysfunkcją ruchową). Pomieszczenia higieniczno-sanitarne przystosowane dla osób niepełnosprawnych obecnie na parterze budynku. Ze względu na rozmieszczenie wewnętrznych komórek zachodzi potrzeba pieszego przemieszczania się po terenie zewnętrznym oraz pomiędzy kondygnacjami budynku. Pomieszczenia pracy spełniają wymagania stanowisk pracy stałej, na stanowisku nie występują czynniki niebezpieczne lub szkodliwe dla zdrowia. Ryzyko zawodowe na poziomie akceptowalnym.

Występują kontakty zewnętrzne: kilka razy w miesiącu - telefoniczne z przedstawicielami oferentów i wykonawców umów (po rozpoznaniu sprawy – łączenie tych osób z naczelnikiem wydziału lub kierownikiem właściwej merytorycznie sekcji).   

Występuje czynnik szczególnie utrudniający wykonywanie zadań taki jak stres.

Zakres zadań

• realizuje czynności zapewniające sprawne funkcjonowanie stanowiska naczelnika wydziału i jego dwóch zastępców, m.in. prowadzi sekretariat wydziału, redaguje zlecone pisma i przekazuje (przesyła) je (osobiście, przy wykorzystaniu urządzeń teleinformatycznych, elektronicznych i poprzez kancelarię jawną) adresatom wskazanym przez przełożonego, zapewnia materiały biurowe naczelnikowi wydziału, jego dwóm zastępcom oraz pracownikom i funkcjonariuszom bezpośrednio podległym naczelnikowi,
• realizuje czynności kancelaryjne, w tym odbiera, rejestruje korespondencję we właściwych urządzeniach ewidencyjnych, elektronicznych i przekazuje korespondencję przychodzącą naczelnikowi wydziału do rozpatrzenia, a następnie przekazuje ją zgodnie z jego decyzją (dekretacją) wskazanym osobom,
• prowadzi ewidencję obecności w pracy pracowników wydziału przy wykorzystaniu elektronicznego systemu informatycznego celem dostarczenia aktualnych i bieżących informacji o czasie pracy oraz przedłożenia komórce kadrowej kart ewidencji czasu pracy pracowników w cyklach miesięcznych, kwartalnych,
• przygotowuje bieżące sprawozdania, zestawienia, informacje, dotyczące funkcjonowania wydziału w zakresie zleconym przez naczelnika wydziału lub jego dwóch zastępców. Współpracuje w tym zakresie z kierownikami sekcji wydziału,
• przygotowuje do archiwizacji dokumentację wydziału, wynikającą z realizacji zadań na zajmowanym stanowisku oraz przez naczelnika wydziału i jego dwóch zastępców, przekazuje ją do Archiwum Zakładowego.

Wymagania niezbędne

• znajomość ustawy o służbie cywilnej i kodeks pracy w zakresie czasu pracy,
• komunikatywność,
• umiejętność pracy w zespole,
• w służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.,
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• doświadczenie zawodowe/staż pracy: co najmniej 7 miesięcy udokumentowanego doświadczenia zawodowego/stażu pracy w pracy biurowej lub w obsłudze klienta,
• udokumentowana obsługa kancelaryjna dokumentów jawnych,
• znajomość edytora Word i arkusza kalkulacyjnego Excel.